Tietosuojaseloste
Päivitetty 21.10.2021.
– Lokakuun alussa yhdistykselle otettiin käyttöön jäsenrekisteripalvelu Membra. Aiemmin kaikki jäsentiedot olivat tallessa yksin sihteerin tietokoneella, tästä lähtien tiedot ovat tallessa Membran tietokannoissa, ja muutkin yhdistyksen hallituksen jäsenet pääsevät niihin tarvittaessa käsiksi esim. sähköpostin lähettämistä varten.
– Emme enää kysy jäsenlomakkeella jäsenen postiosoitetta.
– Tarkennettiin kohtaa, jossa määritellään, milloin jäsen katsotaan eronneeksi.
Muutokset päivitettiin tietosuojaselosteen kohtiin 4, 5, 7, 8, 9 ja 10.
* * *
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Karjalazet Nuoret Suomes – Karjalaiset Nuoret Šuomešša ry
Yhteyshenkilö: sihteeri/jäsenrekisterinhoitaja Laura Hirvonen
Sähköposti: sekretari@karjalazet.fi
Yhdistyksen osoite: Sammonkatu 28 A 36, 33540 Tampere.
2. Rekisterin nimi
Karjalazet Nuoret Suomes – Karjalaiset Nuoret Šuomešša ry: jäsenrekisteri
3. Rekisteröidyt
Yhdistyksen varsinaiset jäsenet, seniorijäsenet ja kannatusjäsenet.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Nimi
Syntymäaika
Kotikunta
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero (jos annettu)
Yrityksen tai yhdistyksen nimi (jos kannatusjäseneksi liittyjä on yritys tai yhdistys)
5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön itsensä jäsenhakemuksessa antamaan suostumukseen.
Pakollisia tietoja jäsenhakulomakkeella ovat lakisääteisesti nimet ja kotikunta, sekä yhdistyksen puolesta jäsenryhmän määrittämistä varten syntymäaika ja omat Karjala-yhteydet.
Jäsenten sähköpostiosoitteet ja vapaaehtoiset puhelinnumerot kerätään yhdistyksen sisäistä tiedottamista varten. Pääasiassa yhdistyksen tiedottaminen hoidetaan sähköpostitse.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään jäsenhakemuksesta, jonka hakija itse täyttää ja hyväksyy tietojen tallennuksen.
7. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Pääsy yhdistyksen jäsenrekisteriin on hallituksen jäsenillä.
Yhdistyksen hallituksen ulkopuolisille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisteröityjen erikseen kysytyllä suostumuksella. Tällaisia tilanteita voisivat olla esimerkiksi haastattelu-, tutkimus- tai muut vastaavat yhteistyöpyynnöt. Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle, paitsi poikkeuksena ulkomailla asuville hallituksen jäsenille perustellusta, yhdistyksen toimintaan liittyvästä syystä.
8. Tietojen suojaus
Henkilötietoja säilytetään Membra-palvelussa. Membrassa hallituksen jäsenille on erikseen tilattu omat profiilit, joihin pitää kirjautua erikseen käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
9. Tietojen käsittelyn kesto
Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä jäsenhakemuslomakkeen täyttämishetkestä jäseneksi hyväksymiseen ja siitä eteenpäin koko sen ajan, kun henkilö on yhdistyksen jäsen. Eronneen tai erotetun jäsenen henkilötiedot poistetaan rekisteristä. Jäsenen katsotaan eronneen, kun hän ilmoittaa eroavansa tai jos jäsenmaksu on maksamatta vielä neljä viikkoa kahden maksumuistutuksen jälkeen.
10. Tietojen käsittelijät
Tietoja käsittelee pääasiassa yhdistyksen jäsenrekisterinhoitaja, mutta mahdollisesti myös muut hallituksen jäsenet esim. sähköpostilistojen takia.
Membra-palvelu käsittelee yhteystietoja voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Yhdistyksen jäsenrekisterin tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
12. Rekisteröityjen oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskien:
Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.
13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa yksi (1) nimetylle yhteyshenkilölle.
14. Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida niistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla asiasta ilmoituksen yhdistyksen verkkosivuille (www.karjalazet.fi). Suosittelemme, että käytte säännöllisesti verkkosivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.